مجله کسب و کار هاروارد هر روز در خبرنامه ای با عنوان «نکته مدیریتی روز» نکات مفیدی را مطرح می کند تا به شما کمک کند تیم و خودتان را بهتر مدیریت کنید. خبرنامه Day یکی از شناخته شده ترین خبرنامه های این پلتفرم است که 8 مورد از بهترین نکات مدیریتی سال 2023 در آن مرور شده است. 1- رغبتی به کارتان ندارید؟ این خیلی طبیعی است که هر از گاهی در محیط کار احساس کنید از نظر ذهنی سردرگم هستید و در هپروت به سر می برید. اما به طورکلی و به ویژه در این دوره بی ثباتی اقتصادی که امنیت شغلی می تواند به خطر بیفتد، خیلی مهم است که هوش و حواستان به سرعت سر جایش برگردد و یک بار دیگر روی حسن شهرت حرفه ای خود تمرکز کنید. این کار را با تعیین تعهدات حرفه ای خود شروع کنید.
از خود بپرسید: «می خواهم در محیط کار به چه چیز شهره باشم؟» شور و اشتیاق؟ مهارت ارتباطی عالی؟ قابل اعتماد بودن؟ یا عملکرد بالا در شرایط پرفشار؟ هر کدام از اینها می توانند مهارت تازه ای باشند که می خواهید بیاموزید. یا مهارت کهنه ای که قوی تر کنید و بهبود ببخشید. در مرحله بعد، برای تحقق بخشیدن به این مهارت ها یک برنامه عملیاتی بریزید و خود را به آن متعهد کنید. لازم نیست حتما تغییرات بزرگ و فاحشی به وجود بیاورید. حتی تغییرات جزئی در زبان بدن، طرز فکر، ارتباطات، به چشم آمدن یا میزان بهره وری هم می تواند به تاثیر چشمگیر و ماندگاری بر حسن شهرت شما منجر شود.
درنهایت، خود را به حل مشکلات ساده اما تاثیرگذار مقید کنید. میزان ارزشی را که صرفا با به اشتراک گذاری یا پیاده سازی دانشتان می توانید به وجود بیاورید، دست کم نگیرید. برای اینکه حلال مساله تاثیرگذاری باشید لازم نیست کار شاقی بکنید. با کار کوچکی به سادگی نشان دادن طرز استفاده از یک وسیله به همکاری که با آن آشنا نیست یا رفع مشکلی که بهره وری تیمتان را با مشکل مواجه کرده هم می توانید تاثیرگذار باشید. فقط مراقب باشید که طی این گام ها تنها سنجه میزان موفقیت تان تایید گرفتن از دیگران نباشد. ارزش سرمایه گذاری که روی حرفه تان می کنید بی نهایت است و با تایید این و آن قابل سنجش نیست. 2- رهبری سازمانی ربطی به عنوان شغلی ندارد قرار نیست حتما رئیس باشید تا رهبری کنید. با این سه کار می توانید مهارت های رهبری تان را همین حالا تقویت کنید و به عضو بسیار قابل احترام و موثری در تیم تبدیل شوید. اول اینکه قدرت های موجودتان را بپذیرید. از خود بپرسید: چه وظایفی در محیط کار بیش از همه به من انرژی می دهد و به نظرم بدیهی و آسان می آید؟ در چه پروژه هایی معرکه هستم و از انجامشان لذت می برم؟ من چه دیدگاه منحصربه فردی را به گروه اضافه می کنم؟ قابلیت ها، هویت و علایق شما هستند که شما را مجزا می کنند. هرچه بیشتر خود را بشناسید، بیشتر می توانید با اعتمادبه نفس و اطمینان یک رهبر تیمی رفتار کنید.
دوم، برای رشد روزانه وقت بگذارید. بهبود مهارت هایتان به شما کمک می کند دامنه تاثیر و نفوذتان را گسترش دهید. به عنوان نمونه شاید سازمان شما به دنبال رهبرانی است که برای ایده هایشان پشتوانه داده و بینش قرص و محکمی دارند. یا آنهایی که از خود همدلی، کنجکاوی و همدردی نشان می دهند. هرچه که باشد، ببینید اولویت سازمان شما چیست و رشد و تقویت آن مهارت ها را در اولویت بگذارید و به صورت روزانه رشدتان را نشان دهید.
و سوم، ارتباط برقرار کنید. فرقی نمی کند درون گرا باشید یا برون گرا (یا چیزی بین این دو)؛ شما می توانید ارتباطات عمیق و معناداری برقرار کنید که برای تاثیرگذاری در تیمتان کلیدی است. خود را متعهد کنید که در تعامل با همکارانتان آسیب پذیر، قابل اعتماد و همدل باشید. 3- سوالاتی که می توانید، در جلسه ارزیابی بعدی از رئیستان بپرسید اگر احساس می کنید در جلسات تک به تک با مدیرتان راهنمایی، شفافیت یا بازخورد لازم را نمی گیرید، می توانید با طرح سوالات درست روی نکات موردنیاز تمرکز کنید.
در خصوص وظایف و پروژه ها راهنمایی بخواهید. با موضوع x چالش دارم. می توانید مرا راهنمایی کنید که چگونه با موفقیت از پس آن بربیایم؟ نظرتان درباره ایده z من چیست؟
اولویت ها و انتظارات را روشن کنید. با توجه به لیست وظایفم، چه کاری را باید در اولویت قرار دهم و چرا؟
با سازمان و استراتژی آن همسو باشید. برای اینکه درک بهتری از تصویر کلی شرکت داشته باشم، می توانید به من بگویید کاری که انجام می دهم چه نقشی در اهداف کلان شرکت دارد؟
به دنبال فرصت های رشد و پیشرفت شغلی باشید. برای گام بعدی چه هدفی تعیین کنم و چرا؟
نسبت به عملکردتان بازخورد بگیرید. انتظارات شما را برآورده می کنم؟ نظر شما در مورد عملکردم بسیار برایم ارزشمند است. 4- جو تیم و هماهنگی بین اعضا به هم خورده؟ تیمتان دچار حس استیصال، درماندگی یا صرفا فرسودگی شده؟ شاید هدف مشترک جمعی تان را گم کرده اید. شاید تنش های بین فردی زیاد شده، یا شاید دیگر حس تیمی ندارید. در چنین شرایطی به عنوان یک مدیر چگونه می توانید مداخله کنید؟ باید بپذیرید که فراز و فرود دینامیک تیمی در گذر زمان بسیار طبیعی است و به موضوعی بپردازید که بیش از همه غلط به نظر می رسد. بعد ببینید مشکل کوچکی است که با چند اصلاح درست می شود یا تیمتان در نهایت نیاز به بازآرایی یا احیا خواهد داشت. 5- در خصوص استفاده از هوش مصنوعی با تیمتان صحبت کنید هوش مصنوعی مولد، به ویژه مدل های زبانی بزرگ همچون چت جی پی تی، تاثیرات قابل توجهی بر بهره وری کارکنان خواهد داشت.
هنگامی که تیمتان شروع به آزمون و خطا با این تکنولوژی می کند، شما در جایگاه یک مدیر باید به آنها آموزش دهید که هوش مصنوعی قادر به انجام چه کارهایی است و از پس چه کارهایی برنمی آید. به عنوان نمونه به رغم اینکه هوش مصنوعی در شناسایی الگوها، تجمیع اطلاعات و پیش بینی عالی است، هنوز قادر به تولید اطلاعات واقعا بدیع و اصیل نیست. کارکنانتان را تشویق کنید که با در نظر داشتن این مساله و سایر محدودیت ها ببینند قابلیت های هوش مصنوعی با وظیفه محوله به آنها همخوانی دارد یا نه و طبق آن ادامه دهند. برای مثال هوش مصنوعی می تواند به افراد کمک کند که حجم عظیمی از اطلاعات را به سرعت پردازش کنند یا ایده های تازه ای بدهد. حتی می تواند به افراد کمک کند تصمیم متفاوتی بگیرند؛ البته اگر با داده های مرتبط تعلیم دیده باشند. اما تاکید کنید و برای کارکنان خود جا بیندازید که نباید بدون نظارت کاربر انسانی از هوش مصنوعی برای تولید کار معنادار استفاده کنند. مهم ترین چیزی که باید در اینجا به آن تاکید کنیم این است که خروجی های هوش مصنوعی می توانند صرفا به اندازه پایگاه داده و الگوریتم هایش قوی باشند که آنها هم همیشه قابل اتکا نیستند. 6- تغییر جایگاه و قرار گرفتن در نقش رهبری سازمانی آماده اید از جایگاه کارمندی جهشی به رهبری سازمان داشته باشید؟ با این سه راهکار می توانید به خود و همکارانتان نشان دهید که آماده اوج گرفتن هستید:
اول، در خصوص آرمان ها و اهدافتان صریح باشید. به بیان دیگر برند رهبری خود را بشناسید. از خود بپرسید: به عنوان یک رهبر و همکار سه ارزش مهم من چیست؟ در سوابق کاری ام چگونه به آنها عمل کرده ام؟ چرا برای دستیابی به موفقیت مهم هستند؟ فلسفه رهبری ام را در یک مصاحبه یا برای نیروی کارم چگونه توصیف می کنم؟ دوم، مهارت های تصمیم گیری خود را صیقل دهید. همان طور که نردبان ترقی را طی می کنید، مشکلات پیش رویتان سخت تر و پیچیده تر می شوند و بیشتر باید برای تصمیماتتان پاسخگو باشید. برای اینکه استاد مسلم تصمیم گیری شوید، از تیمتان اطلاعات بگیرید، به طرز بی رحمانه ای با خود و دیگران صادق باشید (حتی زمانی که حقیقت دردناک است) و بی وقفه پیش فرض هایتان را به چالش بکشید.
سوم، به خودشناسی برسید. هر حرف یا عمل شما در جایگاه رهبر سازمان، تاثیر بسیار زیادی دارد. افراد شما را زیر ذره بین می گذارند و از هر حرکت یا حرف شما برداشتی می کنند. پس احساسات خود را کنترل کنید. شما می خواهید کارکنان روی کارشان تمرکز کنند نه اینکه انرژی شان را صرف پیش بینی و خواندن مود شما کنند. 7- فرسودگی شغلی در انتظارتان است؟ موقعی که احساس خستگی مفرط دارید، از کجا می خواهید تشخیص دهید که فرسودگی در انتظارتان است یا نه؟ شما می توانید با یک فعالیت ساده و سریع وضعیت فرسودگی تیمتان را پیگیری کنید.
شش معیار فرسودگی – یعنی بار کاری، ارزش ها، پاداش، کنترل، انصاف و اجتماع – را در نظر بگیرید و ابتدا با نوشتن میزان استرسی که در مقیاس یک تا ده (یک کمترین و ده بیشترین میزان استرس) برای هرکدام از آنها متحمل می شوید شروع کنید.
به عنوان نمونه اگر احساس می کنید ارتباط گرفتن با همکاران بعد از یک دوره طولانی دورکاری برایتان سخت است، شاید باید به اجتماع عدد هشت را اختصاص بدهید. به همین ترتیب، اگر سرتان حسابی شلوغ است، اما حجم کارتان قابل مدیریت است، می توانید به بارکاری امتیاز2 بدهید.
امتیاز نهایی شما باعث می شود دید جامعی نسبت به کیفیت کنونی کارتان پیدا کنید. البته در نظر داشته باشید به رغم اینکه جمع کل امتیازات
(که از 60 می شود) مهم است، امتیازتان در هر کدام از این معیارها کاربردی تر است، چون احتمالا می بینید در بعضی از ابعاد کار در وضعیت مطلوبی قرار دارید و سالم پیش می روید و در مابقی با مشکل مواجهید. همین که نقاط دردتان را شناسایی کنید، می توانید استراتژی های مداخلاتی را برای هدف گرفتن آن مشکلات طراحی کنید. 8- وقتی زیر ذره بین قرار می گیرید با اعتمادبه نفس صحبت کنید برای اینکه رهبر سازمانی حقیقتا تاثیرگذاری باشید، باید استاد هنر سخنوری بداهه شوید. این کار صرفا شامل انتقال نکات کلیدی به دقت ساخت و پرداخته شده نمی شود، بلکه درخشیدن در بخش پرسش و پاسخ و گپ و گفت های خودمانی بعدش یا سخنرانی های بدون آمادگی به یاد ماندنی هم بخشی از آن است و برعکس باور غالب جامعه لازم نیست حتما برونگرای ذاتا جذابی باشید تا وقتی در جایگاهی قرار می گیرید ارتباط موثری برقرار کنید. به همین راحتی می توانید ماهیچه سخنوری تان را تقویت کنید:
اول، از ارائه پاسخ های کلیشه ای قابل پیش بینی خودداری کنید؛ چون این کار باعث می شود نتوانید صادقانه، مناسب، خلاق و کارآمد با دیگران ارتباط برقرار کنید. به جای این کار به تمثیل روی بیاورید یا مطالبی را به اشتراک بگذارید که کمک می کند مخاطب را جذب کنید. به عنوان مثال وقتی قرار است کسی را در جمعی معرفی کنید، صرفا دستاوردهای رزومه شان را فهرست وار عنوان نکنید، بلکه قصه ای از ارزش افزوده آن شخص به تیم تعریف کنید. برای اینکه فشار را از روی خودتان بردارید یادتان باشد که قرار نیست ستاره نمایش باشید. وقتی مثل یک فرد معمولی و نه یک بازیگر یا روبات صحبت کنید، شنوندگان بیشتر و بهتر به شما اعتماد و تحسین تان می کنند. و در نهایت، قدرت شنیدن را دست کم نگیرید. به خود زمان بدهید تا اطلاعات را پردازش کنید. بازگویی مجدد یک سوال یا طرح پرسش های تکمیلی به شما کمک می کند مطمئن شوید که مطلب را درست متوجه شده اید و زمان بیشتری در اختیارتان داشته باشید تا فکرشده پاسخ دهید.
مرجع : دنیای اقتصاد منبع: میگنا